Falls ein selbst gehostete Lösung für dich in Betracht kommt, dann empfehle ich dir paperless-ngx. https://docs.paperless-ngx.com/

Paperless kann Texterkennung, Tagging, Korrespondenten, etc.

Out of the Box funktioniert das nur in deinem lokalen Netzwerk. Du brauchst keine zusätzliche App, da Paperless im Browser funktioniert, auf deinem Handy und deinem Rechner. Um die Dokumente zu scannen bräuchtest du eine extra App wie Simple Scanner oder Genius Scan.

Um außerhalb deines lokalen Netzwerks darauf zuzugreifen muss ein bisschen Arbeit investiert werden.

Ich hab auch mit Dokumentenverwaltungssystemen dafür experimentiert.

Letztendlich war es mir zu aufwändig Schlagworte einzupflegen. Ich brauche die meiste Zeit für die Ablage und brauche sehr selten Zugriff auf abgelegte Dokumente. Deshalb hab ich den Aufwand für die Ablage optimiert.

Meine Lösung ist mittlerweile seit einigen Jahren:

• Fortlaufende Nummer mit Paginierstempel aufbringen
• Mit einem Dokumentenscanner scannen und als PDF auf dem NAS in einem Eingangsordner ablegen, das macht der Scanner automatisch
• Papier numerisch geordnet wegheften
• Ca ein mal im Jahr den Eingangsordner durchgehen und in Jahresordner/Kategorie schieben

Digital durchsuchen geht vergleichsweise schnell manuell, dafür flip ich im macOS Finder durch ein Verzeichnis.

Das passt für mich für eine niedrige dreistellige Anzahl von Dokumenten pro Jahr.

Ich knalle mir die gescannten Dokumente in eine Ordnerstruktur auf der Festplatte und synchronisiere mit meiner Nextcloud. Wichtig ist dabei dass man eine für sich nachvollziehbare Hierarchie findet und die Dateinamen mit Datum in der Form YYYY-MM-DD beginnt damit die Sortierung gut klappt.

Du könntest dir mal www.dokublick.de anschauen.